Organizzare eventi sostenibili: cosa significa e come realizzarli

Organizzare eventi sostenibili è possibile e doveroso per avere un contenuto impatto ambientale dando il proprio contributo. Vediamo cosa significa “evento sostenibile” e come realizzarne uno.

Organizzare eventi sostenibili: cosa significa?

Un evento è sostenibile quando “è ideato, pianificato e realizzato in modo da minimizzare l’impatto negativo sull’ambiente e da lasciare una eredità positiva alla comunità che lo ospita”, come recita UNEP 2009 (United Nations Environment Programme).

 

Organizzare eventi sostenibili: la gestione di un evento può avvenire con tre diversi approcci:

  • Ex-ante. Si lavora in anticipo sul “progetto-evento”, andando a considerare le diverse alternative di scelta per ogni aspetto ambientale e preferendo quelle più sostenibili.
  • Ex-post. Ad evento realizzato, si acquistano dei crediti di CO2 per compensare le emissioni associate alle proprie attività, causa del surriscaldamento climatico.
  • Misto. Si parte dal presupposto che non esiste un’attività a “impatto zero”, anche se realizzata dopo un attento screening delle alternative più sostenibili. L’approccio Ex-post, se affiancato alla gestione sostenibile, risulta un utile strumento per compensare quelle attività che non è stato possibile realizzare senza impatti sulla componente atmosferica. Considera che, l’approccio finalizzato alla sola compensazione non risulta essere efficace e credibile. Il carbon offset agisce su una sola delle tante componenti di impatto di un evento (rifiuti, risorse, salute, ecc.) e senza adottare scelte concrete in fase di progettazione. La gestione sostenibile può essere applicata a qualsiasi evento.

Organizzare eventi sostenibili: ma quanti tipi di eventi esistono e come classificarli?

Organizzare eventi sostenibili: cosa significa e realizzarlo

Shutterstock – PowerUp

Getz propone la seguente classificazione condivisa a livello internazionale:

  • Celebrativi: festival, carnevali, eventi religiosi, ricorrenze
  • Eventi artistici: concerti, show, esibizioni, cerimonie di premiazione
  • Eventi commerciali: fiera, esposizioni, meeting, conferenze, convention
  • Eventi e manifestazioni sportive
  • Eventi scientifici o di formazione: seminari, workshop, congressi
  • Eventi ricreativi: giochi, sport non competitivi
  • Eventi civili e politici: inaugurazioni, visite di autorità, parate, comizi
  • Eventi privati.

Perché organizzare eventi sostenibili?

Essere responsabili e sostenibili significa rendersi conto, tener conto e soprattutto dar conto ai pubblici coinvolti dei risultati raggiunti. Quali sono i vantaggi per chi decide di rendere il proprio evento sostenibile?

  • Migliorare continuamente le performance di sostenibilità
  • Ridurre i costi grazie ad un uso razionale di energia e prodotti
  • Ridurre l’impronta ecologica e di carbonio dell’evento
  • Ridurre i rischi associati alla gestione degli eventi
  • Accreditare il proprio impegno a livello internazionale
  • Coinvolgere, rispettare e soddisfare le aspettative dei partecipanti
  • Aumentare l’appeal nei confronti di potenziali investitori e sponsor
  • Migliorare l’immagine e il brand aziendale.

L’organizzazione di un evento richiede l’impiego di energia e di risorse materiali e di conseguenza provoca un impatto, diretto o indiretto, sull’ambiente: inquinamento atmosferico, surriscaldamento globale, produzione di rifiuti, consumo di risorse rinnovabili e non rinnovabili, sono alcuni degli effetti più evidenti.

Organizzare eventi sostenibili: l’evoluzione

Organizzare eventi sostenibili: cosa significa e realizzarlo

Shutterstock – Akasha

L’attenzione sul tema degli eventi sostenibili in Italia è cresciuta negli ultimi anni: a testimoniarlo il progetto europeo ZEN, che ha analizzato l’evoluzione degli eventi sostenibili in ambito urbano, dal 1960 ad oggi.

  • 1980-1999: Il primo evento a parlare di ambiente è stato UISP – Vivicittà nel 1983 (il primo ministero dell’ambiente è stato istituito nel 1986). Negli anni ’80, la maratona di UISP insieme agli altri eventi, erano occasioni per riconquistare piazze e strade delle città solitamente invase dalle auto.
  • 2000-2005: Enti Pubblici locali hanno incentivato gli organizzatori di eventi in ambito urbano ad adottare iniziative sostenibili, legate soprattutto alla differenziazione e riduzione dei rifiuti. Primo caso emblematico: Ecofeste di Parma (2003).
  • 2006-2009: Le Olimpiadi Invernali di Torino 2006 hanno rappresentato il primo banco di prova italiano per l’organizzazione sostenibile di grandi eventi internazionali, superato con successo: il TOROC, comitato organizzatore, ottiene le certificazioni ambientali ISO 14001 e EMAS.
  • 2010-oggi: Dal 2010 si sta assistendo alla concreta diffusione di schemi di certificazione e delle autodichiarazioni. Cresce l’esigenza da parte degli organizzatori di accreditare/comunicare il proprio impegno. La recente pubblicazione della norma ISO 20121 rappresenta una risposta concreta.

Organizzare eventi sostenibili: i vantaggi

Organizzare eventi sostenibili: cosa significa e realizzarlo

Shutterstock – PopTika

Le imprese non sono responsabili per tutti i problemi del mondo, né avrebbero le risorse per risolverli. Ma ogni impresa può identificare un insieme specifico di problemi sociali che può meglio contribuire a risolvere in seno alle sue competenze e dai quali può ricavare il maggior vantaggio competitivo” – Michael Porter “Strategia e Società Il legame fra vantaggio competitivo e CSR

La sostenibilità è ormai un macro-obiettivo aziendale: la maggior parte delle imprese ha adottato strutturate politiche di sostenibilità legate ai propri impianti, prodotti o servizi o sta decidendo di investire in questa direzione. La politica di sostenibilità, per essere efficace e attendibile, deve essere condivisa da tutte le funzioni aziendali, permeando anche e soprattutto le attività e i piani di comunicazione. Tra gli strumenti di comunicazione e marketing, gli eventi sono il principale strumento per dialogare con gli stakeholder: momenti privilegiati in cui vengono accesi “i riflettori” sull’azienda. Si pensi ad esempio a uno stand espositivo in una fiera internazionale, l’evento di lancio di un nuovo prodotto, una giornata “fabbriche aperte”, ecc.

Organizzare eventi sostenibili: accreditare il proprio impegno

Organizzare eventi sostenibili: cosa significa e realizzarlo

Shutterstock – SP-Photo

Le potenzialità degli eventi sostenibili, in termini di comunicazione e apprezzamento da parte degli stakeholder, non sono state ancora comprese appieno. Molti eventi si dicono “green” anche se nella pratica non sono sostenibili oppure non soddisfano specifici standard, rischiando di generare un effetto boomerang: deludere le aspettative e ottenere una comunicazione controproducente. Organizzatori, promotori e fornitori di eventi hanno a disposizione nuovi standard etico-comportamentali sviluppati con lo scopo di garantire e comunicare l’impegno di sostenibilità profuso negli eventi sostenibili. Gli standard sono elementi di riconoscimento e garanzia per i clienti, sia per il mercato pubblico –attraverso il Green Public Procurement, sia per il consumatore privato, che oggi pone i temi ambientali ed etici tra quelli determinanti per le scelte di acquisto.

Organizzare eventi sostenibili: la segreteria organizzativa

Organizzare eventi sostenibili: cosa significa e realizzarlo

Shutterstock – Comeback Images

L’evento rappresenta solo una delle fasi, la parte visibile e partecipata, come la punta di un iceberg è l’idea che si concretizza. Al di sotto della superficie visibile dell’evento si cela una complessa rete organizzativa, fatta di scadenze, contractor e sub-contractor, piani di comunicazione che ne rende possibile la sua realizzazione. La sostenibilità di un evento non inizia e termina con l’evento stesso, piuttosto è intesa come gestione organizzativa sostenibile. La segreteria organizzativa è il primo step di un evento: soprattutto in questa fase è importante iniziare “col piede giusto”, adottando soluzioni e comportamenti in grado di evitare o ridurre gli impatti ambientali.

Gli ambiti in cui si può intervenire sono:

  • Scelta dei prodotti e dei materiali di cancelleria;
  • Efficienza energetica delle apparecchiature da ufficio;
  • Scelta degli arredi;
  • Gestione dei rifiuti (principalmente cartacei, plastici e RAEE);
  • Scelta dei prodotti per la pulizia e l’igiene personale;
  • Coinvolgimento ed informazione dei collaboratori.

Diversi sono, quindi, gli ambiti di miglioramento applicabili alla segreteria organizzativa: dalla mobilità dello staff alla raccolta differenziata, dai prodotti per le pulizie e l’igiene personale alle forniture “verdi”. Di sicuro, infatti, non tutte le segreterie organizzative di un evento sono solite adottare le pratiche sopraccitate; non perché siano poco sensibili alla salvaguardia ambientale tout court, ma perché non è facile modificare prassi lavorative consolidate nel tempo.

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Pillole di curiosità. Io non lo sapevo e tu?

  • Per produrre 1 tonnellata di carta vergine occorrono: 15 alberi, 440.000 litri d’acqua, 7.600 kWh di energia elettrica.
  • Per produrre 1 tonnellata di carta riciclata bastano invece:800 litri d’acqua, 2.700 kWh di energia elettrica.
  • Per ridurre il consumo di carta, adotta alcune buone pratiche:
  • stampa solo se necessario e fronte/retro;
  • riutilizza come block-notes per le tue bozze i fogli di carta scartati ma ancora riutilizzabili su almeno un lato;
  • comunica e diffondi le buone pratiche a tutto l’ufficio.

Credits immagine in evidenza: Shutterstock – pcruciatti

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Esperta in architettura e comunicazione