Che si tratti della bolletta dell’elettricità ricevuta via email, del curriculum da inviare per un colloquio o del modulo per l’iscrizione a scuola, il formato PDF scandisce ormai la quotidianità di milioni di italiani. Ogni giorno apriamo, condividiamo o compiliamo PDF quasi senza rendercene conto.
In questo articolo, vediamo in quali contesti viene usato il PDF in Italia e cerchiamo di capire come mai questo formato è diventato così comune.
Italiani e PDF: I numeri dell’abitudine
Non esiste una statistica unica che conti esattamente quanti italiani interagiscono con i PDF ogni giorno, ma diversi indicatori dipingono un quadro chiaro di quanto il PDF sia entrato nelle abitudini digitali del Paese. Ad oggi oltre 38 milioni di italiani utilizzano un’identità digitale (SPID, CIE, ecc.) per accedere ai servizi pubblici online. Questo significa che una larga maggioranza della popolazione adulta si confronta con i documenti digitali (spesso in formato PDF) nelle pratiche quotidiane. Allo stesso tempo, la Posta Elettronica Certificata (PEC) conta circa 16 milioni di caselle attive nel nostro Paese. Dei numeri impressionanti che confermano come lo scambio di documenti digitali sia diventato una routine.
Anche il ricorso alla firma digitale su PDF e su altri documenti elettronici è esploso, indica un’abitudine diffusa sia tra i professionisti che tra i cittadini. Nel 2024 il numero di certificati di firma digitale qualificata in Italia ha superato i 33,7 milioni e complessivamente sono state generate ben 3,8 miliardi di firme digitali su documenti informatici. Si tratta di volumi enormi, impensabili fino a pochi anni fa, che testimoniano quanto firmare e scambiare un PDF sia diventato un gesto quotidiano per molti. Persino a livello globale si rileva la popolarità di queste pratiche: le piattaforme online come SmallPDF, che offrono strumenti per unire, convertire o comprimere i PDF, registrano una grandissima quantità di utenti mensili.
Burocrazia digitale: Il PDF nella pubblica amministrazione
Uno dei motori principali dell’adozione massiccia dei PDF è stato la digitalizzazione della burocrazia. Negli ultimi anni la pubblica amministrazione italiana ha accelerato sulla via del “paperless”, ha spinto i cittadini e le imprese a interagire tramite i portali online e i documenti elettronici invece che i moduli cartacei. Ad esempio, per iscrivere un figlio a scuola, per richiedere un bonus comunale o per presentare una domanda al municipio, spesso si scarica un modulo PDF dal sito dell’ente, lo si compila e firma digitalmente, quindi lo si invia via PEC o attraverso un form online.
Il PDF, insomma, è diventato l’alfiere della burocrazia digitalizzata: dal certificato di stato di famiglia al verbale di una contravvenzione, tutto ormai viaggia su file invece che su carta, con enormi vantaggi in termini di velocità e di tracciabilità.
Dalla scuola all’ufficio: PDF nello studio e nel lavoro quotidiano
Non è solo la PA a trainare l’uso dei PDF: anche nella vita scolastica e lavorativa di tutti i giorni il PDF regna come formato di riferimento. Pensiamo alla scuola e all’università: il PDF ha in buona parte sostituito le fotocopie. Un tempo si distribuiva un fascicolo cartaceo, ora basta un file digitale uguale per tutti, accessibile da qualsiasi dispositivo. Ciò rende lo studio più accessibile e inclusivo, ad esempio, uno studente assente può ricevere i materiali immediatamente, oltre a ridurre gli sprechi di carta.
Anche nel mondo del lavoro il PDF è onnipresente, a maggior ragione con l’ascesa del lavoro da remoto e dello smart working. I documenti come le presentazioni, i contratti, le relazioni o le fatture vengono condivisi in PDF via email o tramite i servizi cloud. Durante la giornata lavorativa tipica, un impiegato può trovarsi a firmare un PDF con la firma digitale, a unirne diversi per creare un unico report, oppure a convertirne uno in Word per apportare delle modifiche. La comodità è tale che molte aziende hanno smesso di stampare i documenti se non strettamente necessario e si affidano all’archiviazione digitale e agli strumenti online per l’annotazione e la condivisione dei PDF.
Perché usiamo così tanto i PDF? Vantaggi e comodità di un formato universale
Viene spontaneo chiedersi: perché proprio il PDF è diventato lo standard per così tanti usi quotidiani? La risposta sta in una combinazione di vantaggi pratici e di abitudine consolidata. Prima di tutto, il PDF è un formato universale e standardizzato: un file PDF aperto su qualsiasi computer, smartphone o tablet avrà lo stesso identico aspetto, mantiene l’impaginazione, il font e le immagini come previsto. Questa affidabilità è fondamentale quando si tratta di documenti ufficiali.
Inoltre, il PDF supporta delle funzionalità avanzate come la firma digitale integrata, i campi compilabili (per riempire i moduli elettronici), la protezione con la password e la conversione in formati PDF/A per l’archiviazione a lungo termine. Questa versatilità tecnica lo ha reso la scelta naturale per dematerializzare la carta: è come una “fotografia” del documento cartaceo, però interattiva e sicura.
Strumenti digitali per gestire i PDF: quando la tecnologia aiuta la quotidianità
A consolidare l’uso quotidiano dei PDF in Italia hanno contribuito anche i numerosi strumenti digitali nati per gestire e manipolare questo formato con facilità. Per esempio, le piattaforme come Smallpdf offrono degli strumenti immediati via browser: è possibile unire più PDF in un unico file, convertire una foto o un documento Word in PDF, comprimere un PDF troppo pesante per inviarlo via email oppure aggiungere una firma digitale, il tutto senza installare nulla sul proprio dispositivo. Questa disponibilità di tool gratuiti o accessibili a basso costo ha abbattuto le barriere d’ingresso: anche le operazioni avanzate sono alla portata di tutti. Molti italiani hanno ormai nei segnalibri del browser il loro servizio PDF preferito, pronto all’uso ogni volta che serve sistemare un documento al volo prima di spedirlo.
