La gestione del tempo, come distinguere le cose importanti da quelle urgenti

Quante volte ci capita di trovarci a non saper decidere che ordine di priorità dare alle cose fare? Tra lavoro e vita privata non sempre è facile capire cosa è veramente importante e cosa invece percepiamo come urgente, ma che in realtà non è così rilevante.  

Nella routine capita spesso di occuparsi con urgenza di cose che non sono realmente significative tralasciando di fare cose importanti che però non hanno urgenza. Tra le prime cose che mi vengono in mente c’è il tempo che dedichiamo ossessivamente al lavoro. Ovviamente il lavoro è importantissimo sotto molti punti di vista, personalmente non potrei immaginare la mia vita senza il lavoro, sia nell’aspetto economico, ma soprattutto perchè mi appaga, ma a cosa serve dedicare 16 ore della nostra giornata al lavoro se poi non c’è tempo per godere dei risultati o di condividerli con qualcuno?

Nelle nostre vite siamo portati a occuparci delle cose urgenti perché si presentano più semplici e lineari e ci danno una soddisfazione immediata nella loro risoluzione. Fare contento il nostro capo, pagare l’affitto, fare shopping, sono tutte azioni più o meno quotidiane, che rientrano in una routine piuttosto semplice, con compiti a breve scadenza, che però danno una percezione di appagamento immediato. Invece immaginare di realizzare i nostri sogni o impegnarci per un futuro migliore comporta uno sforzo immediato maggiore, con risultati che non potranno cogliersi nell’immediato.

 

Matrice di Eisenhower

Sul tema della gestione del tempo il presidente americano Dwight Eisenhower propose una teoria diventata un classico quando si affronta il tema della produttività, chiamata Matrice di Eisenhower.

Matrice di Eisenhower per la gestione del tempo

La matrice di Eisenhower è uno strumento per ordinare le priorità distinguendo ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza:

  1.  Sono quelle azioni che vanno compiute al più presto e che non sono delegabili ad altri, quindi che sono realmente urgenti ed importanti.
  2. Sono azioni importanti ma non urgenti, che servono ad aiutarti a gestire meglio te stesso ed il tuo tempo e servono a migliorare la qualità della vita. Avendo carattere strategico e a lungo termine, possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza ma non vanno tralasciate per la loro importanza e perchè quindi potrebbero trasformarsi in urgenti.
  3.  Sono azioni ritenute urgenti e considerate ingannevolmente importanti, quasi sempre dipendenti da situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili, che finiscono per rubare risorse ed energie rispetto all’occuparsi di ciò che ti riguarda e ti interessa davvero.
  4. Comprende tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo: attività banali o superflue, distrazioni, scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente.

Ma come si distingue quello che è importante da quello che è urgente?

Il concetto di importanza è un concetto soggettivo, varia a seconda di diversi fattori: i valori, la cultura, i principi, gli obiettivi, e anche a seconda dei diversi momenti della vita. Quello che può essere importante oggi può non esserlo più tra qualche anno. Quindi è fondamentale avere consapevolezza della nostra scala di valori per poi avere un’efficace gestione del tempo.

Mentre il concetto di urgente è oggettivo e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.


Uno studio pubblicato di recente dal Journal of Consumer Research conferma che quando siamo posti di fronte ad un’urgenza tendiamo a essere poco razionali. Dalla ricerca è emerso che il percepire qualcosa da fare come urgente fa in modo che si inneschi un meccanismo secondo il quale tendiamo a dare priorità assoluta alla cosa da fare, giustificando in ogni modo il carattere d’urgenza che ci è stato imposto senza analizzare razionalmente l’effettiva importanza.

Questo accade perché l’urgenza è una questione emotiva quasi fisica, che ci fa agire di impulso perché ci mette a disagio, la percezione è fisica, il cuore batte, si sente una stretta allo stomaco, dobbiamo correre per portare a termine il nostro compito. Ma se realmente ci fermassimo ad analizzare l’obiettivo del nostro compito in relazione alle nostre priorità, quasi sicuramente scopriremmo che l’urgenza non è poi così importante.

aforisma Eisenhower

Suggerimento:

Un suggerimento per organizzare bene il proprio tempo può essere quello di utilizzare la matrice in questo modo:

  1. Realizzare l’elenco delle cose da fare
  2. Ordinare le cose per importanza (senza considerare il tempo)
  3. Assegnare il criterio del tempo (definire l’urgenza)
  4. Agire!